Os 8 erros mais comuns na folha de pagamento do comércio: saiba como evitar prejuízos!
Ao fazer uma folha de pagamento, é necessário identificar os erros para não ter prejuízos financeiros e legais. Veja agora!
A folha de pagamento é um documento muito importante para todas as empresas, pois, com ela, é possível confirmar se todas as obrigações do funcionário foram cumpridas.
Contudo, sua elaboração pode gerar dúvidas e, se não esclarecidas, podem se transformar em erros pertinentes.
Por isso, trouxemos neste artigo os erros mais comuns realizados na folha de pagamento de um comércio e como evitá-los.
Assim, você não terá prejuízos e ficará longe de complicações.
Descubra!
O que é a folha de pagamento e qual sua importância?
A folha de pagamento é um documento utilizado para registrar informações detalhadas sobre os salários, benefícios, deduções e outros pagamentos relacionados aos funcionários.
Em primeiro lugar, o documento garante o pagamento preciso e correto aos funcionários, promovendo a satisfação e a confiança no ambiente de trabalho.
Além disso, a folha de pagamento é crucial para a sua empresa estar em dia com as leis trabalhistas, assegurando o cumprimento de regulamentações salariais, deduções fiscais e encargos sociais.
Também é uma ferramenta vital para o controle financeiro, permitindo o acompanhamento dos custos com mão de obra e a projeção de gastos futuros.
8 erros cometidos na elaboração da folha de pagamento
Saber identificar os principais erros na folha de pagamento é essencial para garantir conformidade legal no documento. Saiba quais são eles:
1- Erros no cálculo do salário
Um dos erros mais cometidos na folha de pagamento é o erro no cálculo do salário dos funcionários.
Quando o gestor de recursos humanos realiza um cálculo equivocado, os colaboradores sofrem com o recebimento de um valor errado.
Isso pode gerar grandes problemas, não apenas com o desapontamento do funcionário, como também com a legislação.
Portanto, é fundamental que haja entendimento e atenção ao realizar essa parte do processo.
2- Classificação errada de funcionários
A classificação de funcionários nada mais é do que o CBO (Classificação Brasileira de Ocupações).
Esse documento identifica quais são as ocupações de seus funcionários, e como eles devem ser registrados na carteira de trabalho.
Dessa maneira, colocar os funcionários na categoria errada, como classificar um empregado como contratado em vez de temporário, pode levar a cálculos de salários e benefícios inadequados.
3- Omissão das horas extras
As horas extras são os horários a mais que um funcionário trabalhou (além de seu horário de trabalho).
É muito importante que o departamento pessoal e os recursos humanos tenham todos os registros de ponto para incluir as horas extras na folha de pagamento.
Afinal, se as horas extras não forem registradas corretamente ou omitidas do documento, os funcionários podem não receber a remuneração adequada pelo trabalho extra realizado.
4- Não aplicar as deduções de impostos
Em alguns casos, o Imposto de Renda (IR) é cobrado dentro da folha de pagamento.
Dessa maneira, é crucial que o gestor identifique quando ele será cobrado e como realizar o cálculo correto para a apuração do tributo.
Isso porque, se houver erros na aplicação das deduções fiscais, a empresa pode ter retenções inadequadas ou falta de pagamento de impostos devidos.
5- Exclusão dos benefícios
Muitas empresas garantem benefícios para os seus funcionários, como:
- Vale-transporte;
- Vale-alimentação/refeição;
- Plano de saúde;
- Plano odontológico;
- Entre outros.
Logo, se não houver a arrecadação correta, o valor para pagamento na folha será alterado.
Por isso, ao cometer erros na inclusão de benefícios na folha de pagamento, os funcionários podem ficar descontentes e sua empresa pode ter problemas de conformidade com as leis trabalhistas.
6- Falhas no registro de folgas, faltas e licenças
Da mesma maneira como o registro do ponto é fundamental para o cálculo das horas extras, é importante garantir que não haja falhas na documentação de folgas, faltas e licenças.
Caso as faltas ou licenças dos funcionários não sejam devidamente registradas, eles podem ser pagos incorretamente ou receber penalidades indevidas.
7- Falta de atualização de informações pessoais
Atualizar o cadastro de seus funcionários periodicamente é um dos passos que devem fazer parte do dia a dia do departamento pessoal.
As alterações nas informações pessoais dos funcionários, como mudança de endereço ou estado civil, devem ser realizadas.
Não realizar as devidas atualizações na folha de pagamento pode resultar grandes problemas na entrega de documentos fiscais e comunicações importantes.
8- Falta de acompanhamento de reajustes salariais
Um fato é que todas as empresas realizam alterações de cargos e salários mensal ou trimestralmente.
Portanto, se as alterações salariais, como aumentos ou bônus, não forem registradas corretamente, os funcionários podem não receber a remuneração correta.
Esse é um erro comum que pode ser evitado com uma boa organização sobre os registros.
Como evitar que esses erros sejam cometidos?
Agora que você compreende a importância de manter um registro preciso sobre a folha de pagamento, deve se perguntar: como evitá-los?
Um dos passos mais importantes é manter sempre uma organização precisa sobre todos os registros.
Além disso, realizar atualizações de informações em um período é essencial para manter o departamento em dia com todas as obrigações.
Por fim, o auxílio de uma contabilidade focada no DP diminuirá as chances de prejuízos e erros na elaboração da folha de pagamento.
Nesse sentido, a Gestão Stratus conta com especialistas em departamento pessoal e garante que as informações estarão sempre fundamentadas.
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